La Intranet y el área de socios
LA NECESIDAD DE UN SISTEMA AVANZADO DE GESTIÓN
Desde el comienzo de los años 2000 y en paralelo al incremento de socios va aumentando también la preocupación por la gestión del día a día. Todas las semanas se incorporan nuevos deportistas al club a los que hay que inscribir, cobrar las primeras cuotas, dar de alta y poner en disposición administrativa para que puedan disfrutar de todas las posibilidades que el club les ofrece.
En determinados momentos (finales del mes de noviembre y mes de diciembre) el trabajo es agobiante pues -aun aprovechando las posibilidades que ofrecen los programas de gestión de cobros facilitados por las entidades bancarias- la incorporación a los mismos de los datos de socios en activo es prácticamente manual, porque los sistemas de la época no permiten otra cosa. A ello hay que unir las renovaciones de las tarjetas de federado que en aquel momento todavía se pasan domiciliadas. Luis Miguel Tordesillas (que se encargó de la gestión de las bases de datos, los cobros por banco y las renovaciones de tarjetas desde 1991 hasta 2013) literalmente algunas noches no dormía, dedicando 24 horas seguidas (y cuando se dice seguidas…son seguidas) hasta conseguir dejar listas las facturaciones y los federados.
En el año 2009, según se perfila la puesta en marcha de la nueva web (que mecaniza la gestión de las actividades pero no soluciona la gestión de datos de los socios que se sigue llevando en los programas de gestión que se confeccionaron con la puesta en marcha del club y se actualizan en la web varias veces a la semana), se plantea realizar un desarrollo que mecanice todas estas tareas y facilite a su vez determinadas gestiones por parte de los socios. No era una idea nueva, pero anteriormente no se había visto la forma de ponerla en marcha.,
2012-2013 : DESARROLLO Y FUNCIONAMIENTO
En la reunión de junta directiva de abril de 2009 Carlos García realiza la propuesta para realizar el desarrollo, que fue aprobada a falta de mas concreción.
En aquel momento se considera el ponerse en contacto con un socio del club muy conocido que trabaja en el departamento de Sistemas del Banco Popular y se le solicita información. Él presenta y recomienda a dos personas que trabajan de forma externa en ese departamento y son precisamente los que han desarrollado los programas de gestión de la entidad bancaria, en lo relativo a los cobros automáticos por vía bancaria. Tras varias reuniones y facilitarles abundantes datos e información presentaron un presupuesto, que fue aprobado en junta directiva del mes de octubre junto a la adjudicación del contrato.
A partir de ahí va transcurriendo el tiempo y tras un proceso plagado de retrasos en la ejecución, se comprueban los pobres resultados de las primeras versiones presentadas para evaluación, creciendo el convencimiento de la falta de cualificación para realizar la aplicación que el club precisa …a pesar de las buenas recomendaciones.
Visto lo visto y agotada la paciencia, se opta por abordar el problema de otra forma, y se entra en contacto con la empresa Campus Deportivo, de Bilbao, que gestiona ya una cartera de decenas de clientes del ámbito del deporte y que había realizado trabajos relativos a la mecanización de la emisión de tarjetas para la Federación Madrileña de Montaña. Tras una primera conversación telefónica los responsables se desplazaron a Madrid para mantener una reunión con Carlos y Luis Miguel el 21 de mayo de 2012 por la mañana en la sede del club de la calle Barco, donde quedó perfilado el proyecto, puesto que se tenían claras las necesidades del club. Tal como manifestó acertadamente el director de Campus tras la reunión…” …es fácil trabajar con un cliente que sabe exactamente lo que quiere…”.
Tras la reunión, se da luz verde por la junta directiva así como a la rescisión del contrato anterior. A partir de ese momento se produjo el comienzo del desarrollo cuya preparación en cuanto a la aportación de los datos, documentación necesaria y seguimiento fue asumido íntegramente por Carlos y Luis Miguel durante un periodo de año y medio en el que fue preciso ir probando una a una todas las fases que se iban programando por Campus. Fue un trabajo bastante agotador (hagámonos a la idea de que en aquel momento la base de datos en vigor contaba con 128 campos por socio para la gestión de los distintos procesos y rutinas) y en el que es de justicia destacar el trabajo del desarrollador de Campus Carlos Sánchez Balciscueta que interpretó a la perfección las necesidades que se le iban planteando y le dio forma operativa.
El 2 de Diciembre de 2013 por fin se anunció la puesta en marcha de la Intranet, representando un cambio tecnológico fundamental en la gestión y también en el acceso de los socios al propio control y manejo de sus datos y a todos los servicios proporcionados por el club.
Aunque algunos de los procesos se fueron añadiendo con posterioridad a continuación se resumen las funcionalidades finales con que está dotada:
Base central de datos con módulos de altas, bajas, modificaciones. Los nuevos socios se inscriben por internet quedando pendientes y desde el club se puede tramitar el alta del socio individual o de todo el grupo familiar aproximadamente en 30 segundos de forma que el sistema le da acceso en tiempo real a todos los servicios del club, le factura las cuotas en el momento y las almacena para su transmisión al banco para el cobro y le envía el correo de bienvenida con anexos de documentación técnica y de seguridad. Todo en un click. Incluye buscador avanzado de gestión a través de cualquier dato del socio y segmentación por deportes practicados.
Módulo de emisión de carnets. Automatizado y conectado con la impresora de sublimación para su envío inmediato.
Módulo de renovación automática de temporadas (por año natural). Renueva en bloque a todos los socios en el mes de Diciembre la permanencia en el club.
Módulo de seguros para la gestión automática e inmediata con la FMM y el resto de compañías. Los seguros se emiten en tiempo real (si se abonan con tarjeta). Conexión con impresora de sublimación para emisión de los plásticos (las tarjetas FMM se emiten directamente en la oficina del club). De todos los seguros el socio cuenta con la reproducción en formato digital (jpg/pdf) en el momento.
Módulo de TPV virtual para cobros de seguros, actividades y ventas de material.
Módulo de tienda alpina para gestión automatizada de venta y envío on-line de material, prendas y merchandising.
Guía de Recursos. Catálogo on-line de recursos y ventajas a disposición de los socios con acceso a los mismos y a la lectura de determinadas publicaciones.
Mercado de material de ocasión en el que los socios exponen su material y mediante un mecanismo indirecto se ponen en contacto directamente para su compraventa e intercambio.
Módulos de cobros y pagos donde se generan de forma automatizada los recibos y transferencias que el sistema transmite a diario a los bancos para su ejecución.
Módulo de facturación para el cumplimiento de obligaciones legales derivadas de ventas, emisión de facturas y gestión del IVA.
Módulo para la gestión de las revistas que reciben los socios. El alta en el club genera de forma automática a su vez el alta en la revista que proceda con transmisión informática a las editoriales.
Módulo de etiquetas y sobres. Para la confección de envíos postales en los casos en que pueda ser necesario. Por ejemplo plásticos de seguros.
Módulo de cuotas
Módulo de estadísticas a través del que es posible ver en cualquier momento número de socios, número de cuotas individuales y familiares, edad media del colectivo etc.
En el año 2019 con el cambio de web se incorporó también a la intranet toda la gestión relativa a las actividades y cursos quedando definitivamente integradas con la base de datos( ya que anteriormente lo que se realizaba mediante un web-service era una conexión on-line en tiempo real con la web joomla, donde se gestionaban estos aspectos). También un módulo de email para la gestión directa de comunicaciones masivas a los socios sin necesidad de usar clientes de correo externos.
Los socios, por otro lado, mediante el acceso a su área personal, pueden consultar todos sus datos y modificar aquellos susceptibles de cambio, subir su foto, inscribirse a las actividades y cursos, solicitar seguros y consultar sus históricos de ambas funcionalidades, comprar en la Tienda Alpina y acceder al resto de servicios tal como los mercadillos, guía de recursos etc.
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